Une automatisation est un déclencheur attaché à un workflow. Le workflow définit quoi faire ; l’automatisation indique quand lancer une nouvelle exécution.
Une automatisation utilise :
- Un workflow, y compris l’agent qui le possède
- Un propriétaire, dont le chat d’automatisation et les accès connectés sont utilisés
- Un déclencheur, tel qu’une planification, un événement d’un service connecté ou un webhook entrant
Ce qui s’exécute à chaque fois
Chaque déclenchement démarre une nouvelle exécution dans le chat d’automatisation pour ce workflow et ce propriétaire. Cela ne crée pas un nouveau chat à chaque déclenchement. Les automatisations appartenant au même membre pour le même workflow réutilisent ce chat d’automatisation.
L’exécution utilise l’instruction actuelle du workflow et la charge utile du déclencheur. Comme le chat est réutilisé, les exécutions précédentes restent dans l’historique du fil. Si une tâche doit être sans état, indiquez-le dans l’instruction du workflow et précisez d’utiliser uniquement l’événement actuel ou une fenêtre temporelle explicite.
Le modèle est sélectionné sur le fil du chat d’automatisation, pas sur l’agent ou le workflow. Lors de la création initiale du chat d’automatisation, son modèle part du défaut du membre puis du défaut de l’espace de travail. Les déclenchements suivants réutilisent le modèle choisi pour ce fil.
Ouvrez le chat d’automatisation pour examiner ses exécutions, sorties et erreurs visibles. Un déclenchement échoué reste visible afin que vous puissiez corriger le workflow, l’accès du connecteur ou le déclencheur, puis relancer.
Référence des déclencheurs
Le sélecteur d’automatisation d’un workflow fait foi sur ce que l’espace de travail actuel peut créer. Certains types d’événements sont disponibles selon les fonctionnalités activées et peuvent donc ne pas apparaître partout.
Planifications
| Type | Comportement |
|---|---|
| Planifiée | S’exécute à des heures précises selon un cron et un fuseau horaire IANA. |
| Intervalle | Attend l’intervalle configuré après la fin d’une exécution, puis planifie la suivante. Les exécutions ne se chevauchent pas. |
| Unique | S’exécute à la date et l’heure choisies, puis se désactive. |
Confirmez le fuseau horaire affiché dans l’automatisation avant d’enregistrer. Utilisez une automatisation planifiée pour un horaire précis et une automatisation à intervalle pour un sondage où l’espacement après la fin compte.
Gmail
| Événement | Filtres |
|---|---|
| Nouveau message | Expéditeur, destinataire, Cc, objet et texte du corps en option. Sans filtre, chaque nouveau message est éligible. |
| Libellé appliqué | Un nom de libellé Gmail. |
Commencez avec des filtres restrictifs sur les nouveaux messages pour éviter qu’une boîte de réception chargée ne génère trop d’exécutions.
GitHub
Les événements GitHub nécessitent l’installation de l’application GitHub Okou sur votre organisation GitHub. Si ce n’est pas le cas, l’écran de configuration de l’automatisation l’indique — un administrateur d’org verra un bouton Installer GitHub App, les autres seront invités à contacter un admin. Installez-la une fois et tous les déclencheurs GitHub ci-dessous deviennent disponibles.
| Événement | Filtres courants |
|---|---|
| Pull request | Un dépôt et une action : ouverte, rouverte, fermée, prête pour revue, convertie en brouillon, synchronisée, ajoutée ou retirée de la file de fusion, étiquetée ou désétiquetée. Filtrez par branche de base, auteur, numéro de PR ou libellé. Pour closed, vous pouvez distinguer fusionné de fermé sans fusion. |
| Exécution de workflow terminée | Dépôt, workflow, conclusion, branche, événement déclencheur et acteur. |
| Tâche de workflow terminée | Dépôt, workflow, tâche, conclusion, branche, étiquette de runner et groupe de runner. |
| Revue de pull request soumise | Dépôt, état de la revue, branche de base, branche de tête et auteur de confiance. |
| Statut de déploiement créé | Dépôt, environnement, état, ref, créateur, application et indicateur de production. |
| Commentaire sur issue ou pull request créé | Dépôt, portée issue/PR, auteur de confiance et préfixe du commentaire. |
Il n’existe pas d’événement Libellé appliqué sur GitHub distinct. Pour réagir à un libellé de PR, choisissez Pull request, sélectionnez l’action Étiquetée et ajoutez un filtre de libellé.
Google Calendar et Meet
- Événement de calendrier créé, modifié ou annulé, limité à l’ID de calendrier choisi
- Transcription Google Meet générée, pour les réunions organisées par le membre connecté
Chat et autres intégrations
- Exécution de chat terminée surveille un de vos fils de discussion. Peut filtrer par statut terminé, échoué ou annulé et, pour les exécutions terminées, un joker insensible à la casse
*sur la réponse finale. - Webhook reçu crée une URL entrante signée et est disponible si le plan de l’espace de travail inclut les automatisations webhook.
- Réponse Google Forms soumise, événements page/base Notion, entrée Strapi publiée et facture Stripe payée apparaissent uniquement dans les espaces de travail où ces fonctionnalités sont activées.
Les automatisations d’événements nécessitent aussi que le connecteur ou l’intégration concerné soit connecté et prêt pour le propriétaire de l’automatisation.
Les messages d’automatisation décrivent ce qui s’est passé en langage clair, et une exécution déclenchée par exécution de chat terminée renvoie à l’agent et au fil d’origine.
Créer une automatisation
Depuis un chat fonctionnel. Exécutez d’abord la tâche ponctuellement. Quand le résultat vous convient, dites :
« Exécute ceci chaque jour ouvré à 8 h, heure de Los Angeles, et envoie-moi le résultat en DM. »
Okou confirme le workflow, la fréquence et la destination, enregistre le workflow s’il n’existe pas encore et attache l’automatisation.
Manuellement. Ouvrez un workflow dans votre espace de travail, cliquez sur Ajouter une automatisation et choisissez le type de déclencheur et ses filtres. Utile si vous connaissez la structure à l’avance et ne souhaitez pas de test à blanc.
L’agent et l’instruction proviennent du workflow lui-même, donc un déclencheur de planification ne demande que quand exécuter et dans quel fuseau horaire.
Les automatisations peuvent être activées ou désactivées individuellement sans suppression — idéal avant des congés ou pour déboguer un déclencheur bruyant.
Destinations
Une automatisation doit savoir où envoyer le résultat. Indiquez-le dans l’instruction du workflow :
- Canal Slack ou DM — le plus courant ; le message ou fil arrive dans le canal
- Feishu ou Microsoft Teams — même principe pour les équipes qui y travaillent
- Telegram ou SMS — pour des alertes personnelles et mobiles
- Page ou base Notion — pour archiver plutôt que diffuser
- Google Doc ou Sheet — ajouté ou écrasé
- Commentaire sur issue ou PR GitHub — pour les workflows d’ingénierie
- Brouillon Gmail — préparé dans votre compte pour relecture et envoi
- Page hébergée — voir Sites hébergés
- Fichier de l’espace de travail — si l’artefact est une vidéo, image ou ressource téléchargeable
« Publier sur #engineering » ou « Envoie-moi en DM » est plus clair que « envoie-le quelque part. »
Conseils d’utilisation
Ces conseils proviennent d’automatisations en production :
- Surveillez les trois premières exécutions. Les automatisations sont simples à configurer ; il est plus facile de les ajuster après avoir vu ce qu’Okou produit réellement dans votre environnement.
- Gardez chaque tâche concise. Les automatisations longues et complexes sont plus fragiles. Si une seule doit mettre à jour cinq systèmes, envisagez de la scinder.
- Indiquez explicitement la destination. Les canaux changent de nom, les personnes partent. Nommez la destination dans l’instruction du workflow ; Okou avertira s’il ne la trouve pas à la prochaine exécution.
- Limitez la durée des requêtes longues. Si l’invite demande « les 30 derniers jours », reformulez-le à chaque exécution pour garder la fenêtre à jour.
- Vérifiez le fuseau horaire. Les automatisations planifiées et uniques stockent un fuseau explicite ; contrôlez la valeur affichée avant d’enregistrer.
- Mettez en pause avant les congés. Surtout pour les automatisations qui vous envoient des DM — revenir à 14 DM brefs n’est pas utile. Désactivez l’automatisation et réactivez-la à votre retour ; le workflow reste intact.
Coûts et volume
Un déclenchement d’automatisation lance une exécution normale et peut consommer des crédits selon le modèle et les services utilisés. Consultez le chat d’automatisation et Facturation pour estimer le coût.
Des intervalles courts s’accumulent vite : un intervalle de 15 minutes peut générer jusqu’à 96 exécutions par jour si chaque exécution se termine avant le prochain intervalle. Des filtres d’événements larges peuvent être tout aussi bruyants. Commencez étroit, vérifiez les premiers déclenchements, puis élargissez le filtre ou la fréquence progressivement.
Désactivez une automatisation pour arrêter les nouveaux déclenchements sans supprimer son workflow ou son historique.
Et ensuite
- Voir Workflows pour la procédure exécutée par une automatisation.
- Voir Chat pour le déroulement de chaque exécution.
- Voir Exemples de workflows pour cinq combinaisons complètes workflow + automatisation.
