Ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc

Xem tự động hóa quy trình làm việc trong hành động trên kỹ thuật, sản phẩm, tiếp thị, bán hàng, hỗ trợ và tuân thủ.

Ví dụ tự động hóa quy trình làm việc, được thực hiện bởi một tác nhân AI

Các quy trình làm việc tác nhân bắt đầu bằng công việc lặp lại và kết thúc bằng một kết quả có thể xem xét được

Các ví dụ tự động hóa quy trình làm việc dưới đây đều có cùng một hình dạng: một trình kích hoạt rõ ràng, ngữ cảnh được kéo từ các công cụ đã chứa nó và một sản phẩm cuối cùng mà ai đó có thể xem xét. Okou chạy từng cái một dưới dạng tác nhân AI thay vì một tập lệnh cố định, vì vậy nó có thể đọc đầu vào không có cấu trúc — một dấu vết ngăn xếp Sentry, một bản ghi cuộc gọi bán hàng, một tuần chi tiêu quảng cáo — và quyết định những gì thuộc về đầu ra.

So sánh từng quy trình làm việc theo công cụ nguồn, đầu ra, lịch trình và điểm phê duyệt. Tự động hóa quy trình kinh doanh dựa trên quy tắc dừng lại khi đầu vào không khớp với quy tắc. Tự động hóa quy trình làm việc AI diễn giải đầu vào, sau đó duy trì trong các quy tắc truy cập bạn đã đặt: mỗi trình kết nối được cấp cho mỗi ứng dụng và mỗi hành động, đọc hoặc ghi, và quyền truy cập có thể được giới hạn thời gian trong một giờ, một ngày hoặc để nguyên.

Các quy trình làm việc tác nhân này chạy trên đám mây, không phải trên máy tính xách tay của bạn. Okou tiếp tục hoạt động sau khi bạn đóng nó, chạy nhiều công việc cùng một lúc và báo cáo lại trong các công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng. Đó là sự khác biệt giữa các quy trình làm việc tự động cần ai đó theo dõi và một nhân viên AI chịu trách nhiệm định kỳ.

Mỗi quy trình làm việc cũng là một tài sản của nhóm. Một người xây dựng nó, toàn bộ tổ chức có thể chạy nó, và mỗi thành viên gắn các trình kích hoạt, lịch trình và thông tin xác thực của riêng họ lên trên. Không có gì bị khóa với một nhà cung cấp mô hình duy nhất — chuyển đổi giữa các mô hình tiên tiến khi chúng được phát hành, mà không cần xây dựng lại quy trình làm việc.

Cách quy trình làm việc của tác nhân AI chuyển từ kích hoạt đến đầu ra đã xem xét

Một quy trình làm việc hữu ích làm cho trình kích hoạt, dữ liệu nguồn, đầu ra và điểm phê duyệt rõ ràng — bốn quyết định tương tự đằng sau mọi ví dụ tự động hóa AI trên trang này.

  1. 01

    Chọn công cụ kích hoạt và nguồn

    Quyết định xem công việc bắt đầu theo lịch trình hay sự kiện, sau đó chỉ kết nối hộp thư đến, CRM, mã, tài liệu hoặc phân tích mà nó cần. Okou tiếp cận hơn 4.000 công cụ, và mỗi công cụ được kết nối theo từng hành động chứ không phải toàn bộ.

  2. 02

    Xác định đầu ra và các rào cản

    Chỉ định báo cáo, bản nháp, vấn đề, trang hoặc bản cập nhật bạn mong đợi, cộng với những gì Okou có thể đọc, soạn thảo hoặc viết. Các hành động nhạy cảm vẫn nằm sau sự chấp thuận của bạn thay vì chạy tự động.

  3. 03

    Xem lại một lần chạy trước khi lên lịch lần chạy tiếp theo

    Kiểm tra kết quả đầu tiên, điều chỉnh hướng dẫn, và chỉ sau đó mới đặt nó vào một lịch trình hoặc trình kích hoạt sự kiện. Từ thời điểm đó, quy trình làm việc là một tài sản chung mà đồng đội của bạn có thể chạy mà không cần xây dựng lại.

Các câu hỏi thường gặp về tự động hóa quy trình làm việc AI

Trước khi bạn tự động hóa lần chạy đầu tiên

Tự động hóa quy trình làm việc là gì?

Tự động hóa quy trình làm việc kết nối một trình kích hoạt, các hệ thống chứa ngữ cảnh và một đầu ra được xác định để công việc định kỳ chạy nhất quán. Các công cụ dựa trên quy tắc tuân theo các điều kiện nếu-thì cố định. Okou chạy cùng hình dạng với một tác nhân AI, vì vậy một lần chạy có thể đọc đầu vào không có cấu trúc và vẫn tạm dừng để con người xem xét trước một hành động nhạy cảm.

Quy trình làm việc tác nhân là gì?

Một quy trình làm việc tác nhân cung cấp cho tác nhân AI một mục tiêu, các công cụ để đạt được mục tiêu đó và định nghĩa về một kết quả hoàn thành, thay vì một nhánh cho mọi trường hợp có thể. Tác nhân quyết định nguồn nào để đọc và những gì thuộc về đầu ra, sau đó dừng lại ở các điểm phê duyệt bạn đặt. Mọi quy trình làm việc trên trang này đều mang tính tác nhân theo nghĩa đó.

Tôi nên tự động hóa những quy trình làm việc nào trước tiên?

Các ví dụ về tác nhân AI mang lại hiệu quả đầu tiên là những ví dụ lặp lại, liên quan đến nhiều công cụ và kết thúc bằng một thứ mà con người có thể xác minh: phân loại hộp thư đến, theo dõi bán hàng, giới thiệu nhân viên, xem xét sự cố, báo cáo hàng tuần và xuất bản. Các ví dụ tự động hóa AI ở trên đều là các quy trình làm việc mà các nhóm đang thực hiện ngày nay, không phải là giả thuyết.

Tự động hóa quy trình làm việc của AI khác với tự động hóa dựa trên quy tắc như thế nào?

Tự động hóa quy trình kinh doanh dựa trên quy tắc tuân theo các điều kiện cố định và bị đình trệ khi đầu vào không phù hợp. Tự động hóa quy trình làm việc AI đọc ngữ cảnh không có cấu trúc, so sánh thông tin giữa các công cụ và chuẩn bị báo cáo, bản nháp, vấn đề, trang hoặc bản tóm tắt quyết định trong phạm vi quyền hạn bạn đặt.

Một nhân viên AI có thể chạy các quy trình làm việc này mà tôi không cần giám sát không?

Okou chạy trên đám mây theo lịch trình hoặc kích hoạt sự kiện và tiếp tục hoạt động sau khi bạn đóng máy tính xách tay, điều này khiến nó gần giống một nhân viên AI hơn là một trợ lý trò chuyện. Giám sát là một cài đặt, không phải là một hằng số: bạn quyết định các bước nào tự hoàn thành và các bước nào chờ bạn.

Làm cách nào để tôi duy trì đánh giá của con người trong một quy trình làm việc tự động?

Chỉ kết nối các công cụ mà quy trình làm việc cần, xác định quyền đọc, soạn thảo hoặc ghi cho từng công cụ và giữ các hành động nhạy cảm sau khi được phê duyệt. Xem xét kết quả đầu tiên trước khi lên lịch các lần chạy trong tương lai. Các quy trình làm việc tự động được chia sẻ với nhóm của bạn mang cùng các quy tắc quyền cho mọi người chạy chúng.

Nhân viên AI của bạn nên chạy tác vụ định kỳ nào trước tiên?

Gửi Okou nhiệm vụ, công cụ nguồn, đầu ra yêu cầu và các điểm phê duyệt. Xem lại một lần chạy trước khi bạn lên lịch lần tiếp theo.

Giao nó cho Okou